Contrats d'entretien d'onduleurs

Ce que comprend un contrat

• Visites planifiées : une ou deux visites complètes d'entretien préventif par année et par système, avec des dates fixées dès le début.
• Intervention d'urgence : priorité de dépannage, avec le délai précisé pour chaque site.
• Conditions sur les pièces : quelles pièces d'usure sont comprises, lesquelles font l'objet d'une soumission, et comment se font les approbations.
• Plan pour les batteries : essais à chaque visite et remplacement planifié dans la fenêtre du fabricant.
• Rapports : un rapport écrit après chaque visite et un bilan annuel pour tout le parc.

Choisir la fréquence des visites

Deux visites par année, c'est le niveau qu'appuient les données des fabricants pour les systèmes critiques. Vertiv a constaté que les appareils entretenus deux fois par année affichent un temps moyen entre défaillances 23 fois plus élevé que ceux qui ne le sont pas, et conclut que deux visites ou plus par année augmentent nettement la fiabilité. Une visite par année peut convenir aux petits appareils peu chargés, dans une salle propre et fraîche.

Les questions à régler avant de signer

• Délai d'intervention : s'agit-il du délai de rappel, d'arrivée ou de rétablissement, et s'applique-t-il la nuit et la fin de semaine?
• Liste des équipements : chaque onduleur, armoire de batteries et panneau de dérivation, avec modèle et numéro de série.
• Batteries : le remplacement est-il compris, soumissionné ou calculé au prorata, et quel âge ou quel résultat d'essai le déclenche?
• Pièces des anciens modèles : que se passe-t-il quand une pièce n'est plus fabriquée?
• Rapports : format, échéancier et destinataires.
• Exclusions : dommages causés par l'eau, les perturbations électriques ou des travaux faits par des tiers sans entente.

Parcs multisites

Les organisations qui ont des succursales, des cliniques ou des écoles dans plusieurs provinces obtiennent une seule entente, un seul calendrier et une seule facture. Chaque site garde le délai d'intervention de sa ville. Le bilan annuel classe les sites selon le risque, l'âge des batteries et celui des pièces, pour planifier les budgets de remplacement un an ou deux à l'avance. Les organismes publics trouveront les exigences d'appels d'offres et d'offres à commandes sur notre page du secteur public.

Budgéter les batteries dans le contrat

Les batteries représentent le coût récurrent le plus important. Une chaîne VRLA vendue comme conçue pour 5 ans doit être remplacée après trois à quatre ans selon le manuel de l'EXM2 de Vertiv; un contrat qui commence avec une chaîne de deux ans verra donc un remplacement pendant sa durée. Nous indiquons l'année de remplacement prévue de chaque chaîne dès le premier rapport.

Les contrats jumellent habituellement le plan des batteries au calendrier de visites décrit dans ce résumé de l'entretien planifié des onduleurs. Quand une chaîne atteint sa fenêtre, le remplacement des batteries d'onduleurs peut faire l'objet d'une ligne distincte, ce qui garde le contrat stable.

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Questions fréquentes

Combien de visites un contrat d'entretien devrait-il prévoir?

Deux par année pour les systèmes triphasés critiques, ce qu'appuient les données de fiabilité de Vertiv; une par année peut suffire pour les petits appareils dans une salle propre et fraîche.

Les batteries sont-elles comprises dans le contrat?

Les essais, toujours. Le remplacement peut être compris, soumissionné à l'échéance ou budgété d'avance; le contrat doit préciser l'option retenue et l'âge ou le résultat d'essai qui le déclenche.

Un seul contrat peut-il couvrir des sites dans plusieurs provinces?

Oui. Une entente couvre tout le parc, et le délai de chaque site dépend de son emplacement : le jour même à Montréal, à Québec, à Toronto et à Ottawa, de 24 à 48 heures ailleurs.

Pouvez-vous reprendre un contrat d'un autre fournisseur?

Oui. Nous commençons par une visite de référence sur chaque système, pour que le premier rapport montre l'état réel, l'âge des batteries et celui des pièces.

Couvrez-vous les modèles que le fabricant ne soutient plus?

Souvent, selon les pièces. Le contrat précise la marche à suivre quand une pièce n'est plus offerte, et nous signalons ces modèles pour la planification de leur remplacement.

En combien de temps répondez-vous à une demande de contrat?

Dans un délai de 4 heures ouvrables, avec nos questions ou une ébauche de mandat.

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